Feedback to the leader # 2

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Cosa fare quando un capo è difficile? Un top manager di una multinazionale con sede a Milano racconta del rapporto con il suo capo, una relazione lavorativa contrastante e non sempre comoda da gestire.

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Come definiresti la relazione con il tuo capo?
Altalenante. Vi sono giorni in cui è in buona, e tutto è concesso, e altri giorni in cui “si sveglia con il piede sbagliato” ed è meglio girare alla larga.

Come fai a dire al tuo capo che desideri dargli un feedback? Che tipo di linguaggio usi?
Purtroppo non è il tipo che accetta feedback diretti, ci ho provato e non intendo rifarlo. Quando comunque voglio trasferire un messaggio su qualcosa di importante utilizzo esempi indiretti in terza persona oppure parlo esclusivamente di fatti, riferendomi ad obiettivi che devo raggiungere, chiedendogli se l’azione da me prescelta è secondo lui la migliore.

Quanto sai essere onesto ed oggettivo nel dare il tuo feedback?
La sua scarsa capacità di accettare feedback mi porta ad essere estremamente oggettivo negli esempi di cui parlo e di non renderli ricollegabili a lui, per evitare conflitti inutili.

Come reagisci di fronte ad un’eventuale reazione negativa da parte del tuo capo?
Ascolto tutto quello che mi “ruggisce” addosso e poi chiedo se posso esprimere la mia opinione.  Non penso che rispondere con il medesimo tono porti a nulla di costruttivo.  Solitamente ricorro ai fatti in incontri successivi per dimostrare le mie ragioni. Ho imparato che per far allontanare qualcuno dall’irrazionalità occorre basarsi su argomentazioni razionali.

Cosa fai quando non sei sicuro che voglia ricevere un riscontro su un tema particolarmente sensibile per te?
Chiedo se ha voglia di affrontare un argomento, citandolo, e dicendo chiaramente per quali motivi quell’argomento per me è importante.

Che strategia utilizzi per ottenere dei comportamenti migliori da parte sua?
Cerco di preparare il terreno tramite una presentazione inviata un po’ di tempo prima, e poi scrivendogli le mie motivazioni programmando un incontro nella sua agenda. In questo modo cerco di dargli il tempo di digerire i concetti in modo da evitare reazioni irrazionali.

Cosa apprezzi del suo stile di leadership?
Quando crede in qualcosa non ha mezze misure per raggiungere l’obiettivo. 

Qual è la cosa che preferisci del tuo capo?
Ha una incredibile velocità mentale, capace di adeguarsi ad argomenti diversi in poco tempo.

Hai imparato di più dai suoi pregi o dai suoi difetti?
Sicuramente dai suoi difetti, ma probabilmente anche perché è più semplice criticare che apprezzare.  Comunque ho ben chiara in mente una lista di comportamenti che, osservando lui, voglio evitare.

Cosa cambieresti?
A mio avviso l’ascolto è una virtù che ogni leader dovrebbe far sua più di ogni altra.  Il mio capo non ha doti di ascolto molto elevate. Si posiziona come l’unico intelligente nella stanza, e questo non gli fa né onore né lo aiuta ad ottenere il meglio dal suo team.

Come ti ha supportato nella tua crescita professionale?
Per il momento non posso dire che mi abbia aiutato consciamente nella mia crescita professionale, ma di sicuro mi ha aiutato molto osservare i suoi errori ed ascoltare i commenti degli altri sui suoi comportamenti. In alcuni di questi comportamenti rivedo una parte di me nel passato, e questo mi ha aiutato a migliorare, comprendendo ora cosa devo evitare di fare.

Pensi di fare del tuo meglio per costruire una relazione bilanciata con il tuo capo?
Penso che probabilmente potrei fare di più, ma non sono disposto a scendere a compromessi con i miei valori. Trasparenza, autenticità, fiducia, resilienza, sono tutti valori sui quali non sono disposto a scendere a compromessi solo per dimostrarmi falsamente sorridente con il mio capo, quando non condivido i suoi comportamenti o le sue scelte.

Secondo te, cosa lo spinge a comportarsi in questo modo?
Penso che in parte sia dovuto al fatto che debba gestire molte pressioni a sua volta, in parte che abbia un ego che lo spinge a posizionarsi in alto rispetto a tutti e tutto, ed in parte che non riesca a fidarsi delle persone.

Cosa farai la prossima volta per trarre il meglio da lui nel rispetto dei tuoi valori?
Un sorriso non guasta mai, come anche comunicare qualche segno di apprezzamento per quello che fa, che comunque non è sempre sbagliato. Inoltre, penso di dover trovare più occasioni per parlare con lui facendolo sentire meno insicuro e più aperto a dare fiducia intorno a sé.

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How to handle the relationship with a difficult boss? A top manager at a multinational company based in Milan talked to me about the relationship with his boss, a clashing working relationship, made of lights and shadows, and not always comfortable to handle.

How would you define the relationship with your boss?
Fluctuating, made of ups and downs. There are days when it is good and everything is granted, while other days when he “gets up on the wrong side of the bed” and it is best to stay away from him.

How do you tell your boss that you want to give him feedback? What kind of language do you use?
Unfortunately, he is not the person that accepts direct feedback, I have tried it and I do not intend to do it again. Whenever I want to transfer a message about something important I use third-party examples or just talk about facts, referring to the goals I must achieve, asking if he supports the action I choose to take.

How honest and objective are you in giving your feedback?
His inability to accept feedback leads me to be extremely objective in the examples I use to avoid building a link to him, to avoid unnecessary conflicts.

What do you do in front of a negative reaction from your boss?
I listen to everything that he “roars” on me and then I ask if I can express my opinion. I do not think that responding with the same tone leads to anything constructive. I usually resort to events in subsequent meetings to show my reasons. I learned that to move somebody away from irrationality, rational arguments and rational questions are the best.

What do you do when you are not sure he wants to get an answer on a particularly sensitive topic for you?
I ask if he wants to deal with a topic, quoting him, and clearly explaining why the topic is important for me.

What strategy do you use to get better behaviors on your part?
I try to prepare the ground for a presentation sent a few days in advance, and then setting up a meeting with him by posting my motivations in the invitation. In this way I try to give him time to digest concepts, to avoid irrational reactions.

What do you appreciate about his leadership style?
When he believes in something, he does not have to leave it halfway through and he reaches the goal.

What is your favorite thing about your boss?
He has an incredible mental speed, capable of adapting to different topics in no time.

Have you learned more about his strengths or its weaknesses?
Surely from his weaknesses, but probably because it is humanly easier to express criticism than appreciations. Anyway, I have clear in my mind a list of behaviors that, looking at him, I want to avoid.

What would you change?
In my opinion, listening is a virtue that every leader should have more than anything else. My boss does not have very high listening skills. He believes he is the most intelligent in the room and this does not honor or help him to get the best out of his team.

How did he support you in your professional growth?
For the time being, I cannot say that he has helped me consciously in my professional growth, but he certainly helped me to look at his mistakes and listen to the opinions on his behavior. In some of these behaviors, I see a part of myself in the past and this has helped me to improve, understanding now what I should avoid doing. 

Do you think you are doing your best to build a balanced relationship with your boss?
I think I could probably do more, but I am not willing to compromise with my values. Transparency, authenticity, confidence, resilience are all values on which I am not willing to compromise just to show me untruly smiling with my boss when I do not share his behavior or his choices.

According to you, what pushes him to behave in such a manner?
I think that his behavior is partly due to the fact that he has to handle a lot of pressure and partly because he lacks trusting people. Due to his ego, he positions himself above everyone else in the room.

What will you do next time to get the best out of it by respecting your values?
I should smile more, this is not difficult, as well as I should communicate some more appreciation for what he does, which is not always wrong. Also, I think I have to find more opportunities to talk to him making him feel less insecure and more open to giving confidence around him.

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Feedback to the leader #1

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Il leader visto dal collaboratore. Come cambia una situazione se ci mettiamo nei panni di chi lavora con il boss e osserviamo da questa prospettiva? Per la prima volta in questo blog la parola passa a chi, la leadership del capo, la sperimenta ogni giorno sulla sua pelle. Perché non esistono leader senza follower che ne supportino idee ed azioni.

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Ne ho parlato con una senior manager di una realtà italiana di medie dimensioni. Non ne riporto il nome per motivi di riservatezza ma voglio ringraziarla per aver accettato di rispondere alle mie domande. Di seguito l’estratto del nostro colloquio.

Come definiresti la relazione con il tuo capo?
Ottima, direi. Ci sono alcuni elementi che ritengo fondamentali nella relazione con il leader: stima, fiducia, rispetto e un’indiscutibile intesa. Alla base di tutto ciò vi è una profonda conoscenza reciproca che consente di unire queste caratteristiche per costruire una relazione ottimale.

Come fai a dire al tuo capo che desideri dargli un feedback? Che tipo di linguaggio usi?
Valutare l’importanza del feedback è la prima regola per scegliere lo strumento da utilizzare, a volte basta un semplice annuncio o un’anteprima sul risultato atteso. Il bello è che oggi la tecnologia ci permette di comunicare in tempo reale attraverso sms, mail, inviando immagini e video senza dover attendere, per esempio, la fine di riunioni o necessariamente vedersi per comunicare di persona. La mia formazione mi porta ad utilizzare un linguaggio molto diretto, con un’esposizione dettagliata dei fatti e la condivisione di criticità. In questo caso propongo anche azioni alternative per raggiungere il risultato. Non ho la capacità di condire l’esposizione dei fatti con convenevoli o girando intorno all’argomento, a maggior ragione se decido di utilizzare una comunicazione veloce. La sintesi e il focus sulle questioni essenziali è fondamentale per ottenere la massima attenzione.

Quanto sai essere onesta ed oggettiva nel dare il tuo feedback?
In una scala di valori da 0 a 10 ritengo di essere vicina al massimo nell’esporre con obbiettività il feedback. Non essere oggettiva e onesta nelle risposte complica sicuramente la relazione. I problemi non si risolvono nascondendo la polvere sotto il tappeto.

Come reagisci di fronte ad un’eventuale reazione negativa da parte del tuo capo? Adeguandomi all’intensità della reazione negativa. Ascolto le motivazioni e cerco di capire il contesto. Non sempre una reazione negativa è collegata solo al feedback ma ad altri fattori che influenzano qualsiasi aspetto della giornata. L’importante è poter comunicare correttamente le informazioni quando l’attenzione del capo è nella condizione migliore di ascolto, facilmente intuibile dalla conoscenza personale e dalle abitudini.

Cosa fai quando non sei sicura che voglia ricevere un riscontro su un tema particolarmente sensibile per te?
Con tenacia persevero l’obiettivo, unitamente ad una buona dose di pazienza per raggiungere la condizione ideale di dialogo sull’argomento. Se ritengo che la comunicazione abbia le caratteristiche di emergenza utilizzo brevi e rapidi messaggi telematici per condividere immediatamente il tema. In caso contrario, attendo e persevero.

Che strategia utilizzi per ottenere dei comportamenti migliori da parte sua?Conoscere la personalità, le abitudini e i modi in cui si relaziona permette di adottare più strategie per creare le condizioni che generano comportamenti ottimali. Potrebbe sembrare presuntuoso ma già dal primo saluto del mattino si può conoscere l’andamento dell’intera giornata.

Cosa apprezzi del suo stile di leadership?
La coerenza, una virtù basata sulla corrispondenza tra le parole ed i fatti e il carisma personale, qualità che non appartiene a molte persone. 

Qual è la cosa che preferisci del tuo capo?
La determinazione con cui raggiunge gli obbiettivi, unitamente alla capacità di ascoltare e di guardare avanti, che gli consente una visione strategica e completa sugli argomenti importanti.

Hai imparato di più dai suoi pregi o dai suoi difetti?
Si impara sempre, grazie all’accurata selezione tra pregi e difetti. Mi arricchisco con i pregi e rifletto sui difetti che generano conseguenze.

Cosa cambieresti?
Nulla, perché non è possibile cambiare le persone. Può sembrare un’affermazione assoluta ma è solo la completa accettazione delle persone per quello che sono e per come si relazionano con l’Universo. Tutti noi abbiamo pregi e difetti. Fondamentale è saper cogliere il meglio dalle positività di ognuno e tener conto di ciò che non sarà mai possibile realizzare. Spremendo un rapanello avete mai raccolto il succo d’uva?

Come ti ha supportato nella tua crescita professionale?
Con una grande possibilità di azione e di scambio di idee ed opinioni. Da sempre ritengo che i risultati migliori siano frutto del lavoro, delle capacità e della sinergia di un gruppo affiatato di persone e non di solisti.

Pensi di fare del tuo meglio per costruire una relazione bilanciata con il tuo capo? Si, anche se ogni giorno è possibile imparare qualcosa di nuovo per costruire un percorso che si adegua in modo flessibile alla relazione ottimale. E’ fondamentale per me mantenere un livello alto di dialogo, condividere i contenuti ed essere sinceri nell’affrontare situazioni che non hanno portato a tutti i risultati attesi.

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The leader seen from the follower. How does a situation change if we observe it from another angle? For the first time in this blog, a team member gives feedback to his boss. Because there are no leaders without followers who support ideas and actions.
I talked to a senior manager of a mid-sized Italian company. I won’t disclose her name for confidentiality but I thank her for answering my questions. Below is the excerpt of the interview.

How would you define the relationship with your boss?
Great, I would say. There are some elements that I find fundamental in the relationship with the leader: esteem, confidence, respect, and indisputable alignment. At the heart of everything, there is a profound mutual knowledge that allows combining these characteristics to build an optimal relationship.

How do you tell your boss that you want to give him feedback? What kind of language do you use?
Assessing the importance of feedback is the first rule to choose the right tool. Sometimes it is just an announcement or a preview of the expected result that will be further explored later. Also, today technology allows us to communicate in real time via SMS, email, sending pictures and videos without having to wait for the end of the meeting or set a dedicated meeting to communicate feedback in person. I use a very direct language, with a detailed presentation of facts and sharing of criticality. In this case, I also propose alternative actions to achieve the expected result. I do not have the ability to condense the exposure of the facts by agreeing or turning around the subject, especially if I decide to use fast communication. Synthesis and focus on the key issues to share are crucial to obtain the best attention during feedback

How honest and objective are you in giving your feedback?
On a scale of 0 to 10, I think I am close to the top when expressing feedback with purpose. Not being objective and honest in the answers certainly complicates the relationship. By hiding issues, these don’t get solved.

What do you do in front of a negative reaction from your boss?
Adapting to the intensity of the negative reaction. I listen to the reasons and try to understand the context. Not always a negative reaction is related just to feedback, in fact other factors can negatively affect other aspects of the day. For me, it is important to communicate information when the focus of the boss is at the best listening stage, easily perceived by personal knowledge and leadership habits.

What do you do when you’re not sure your boss wants to get an answer on a particularly sensitive topic for you?
I move to the goal with perseverance and tenacity, together with a good deal of patience to reach the ideal condition of dialogue on the subject. If I feel that communication has the characteristics of emergency I use short and fast messages to share the theme. Otherwise, I carry on with perseverance.

What strategy do you use to get better behaviors on your part?
Knowing the personality, habits, and ways in which you and your boss interact allow you to adopt more strategies to create conditions creating optimal behaviors. It may seem presumptuous but from the first morning greetings, you can understand which kind of day will it be.

What do you appreciate about his leadership style?
Consistency, a virtue based on the correspondence between words and facts and the personal charisma, quality not belonging to many people.

What is your favorite thing about him?
The determination with which he achieves his goals, along with the ability to listen and look ahead. This allows him to have a strategic and comprehensive vision on the important topics.

Did you learn more about his strengths or weaknesses?
You will always learn, thanks to the careful selection of strengths and weaknesses. I enrich myself with strengths and reflect on weaknesses that have consequences.

What would you change?
Nothing, because I don’t believe in changing people. It may seem like an absolute statement but it is just the acceptance of people for what they are and how they relate to the Universe. We all have strengths and weaknesses. It is fundamental to know the best from each person and to take into account what can never be realized. Squeezing an orange will not give apple juice.

How did he support you in your professional growth?
With a great deal of action and exchange of ideas and opinions. I always think that the best achievements are the result of the work, skills and synergy of a group of people, not solos.

Do you think you are doing your best to build a balanced relationship with your boss?
Yes, although every day you can learn something new to build a path that flexibly adapts to the optimum relationship. It is crucial for me to maintain a high level of dialogue, share content, and be honest in addressing situations that have not led to all expected results.

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